ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

УТВЕРЖДАЮ

Индивидуальный предприниматель Елтышева О.Ю.
ИНН 591700017309
«25» сентября 2025 г.

ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

ИП Елтышева О.Ю.
Адрес: Пермский край г. Кунгур, ул. Коммуны, д. 78

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — Политика) разработана в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки и меры защиты персональных данных (ПДн) в деятельности ИП Елтышевой О.Ю. (далее — Оператор).
1.2. Политика является общедоступным документом и размещается в офисе Оператора по адресу: г. Пермь, ул. Коммуны, д. 78.
1.3. Политика действует бессрочно и подлежит актуализации при изменении законодательства или внутренних процессов Оператора.

1.4. политика имеет приложения:

• Приложение № 1. Перечень должностей, допущенных к работе с персональными данными.
• Приложение № 2. Форма обязательства о неразглашении персональных данных (для сотрудников).
• Приложение № 3. Форма Акта об уничтожении персональных данных.
• Приложение № 4. Форма Журнала учёта обращений субъектов персональных данных.
• Приложение № 5. Форма Журнала инструктажа по информационной безопасности.
• Приложение № 6. Форма Журнала резервного копирования электронных файлов.

2. Цели обработки персональных данных

Оператор обрабатывает персональные данные для следующих целей:

• заключение и исполнение договора на оказание ритуальных услуг/изготовление памятника;
• идентификация стороны договора (в том числе при приёме/выдаче денежных средств);
• связь с заказчиком, согласование вида и сроков работ, информирование о ходе исполнения договора;
• контроль качества и приёмка работ;
• ведение бухгалтерского и налогового учёта в рамках исполнения договора;
• хранение архивных документов в сроки, установленные законодательством об архивном деле и бухгалтерском учёте.

Обработка персональных данных умершего осуществляется в целях исполнения договора на благоустройство места захоронения и изготовление памятника.

3. Категории субъектов и перечень обрабатываемых персональных данных

3.1. Субъекты персональных данных: заказчики услуг (физические лица), а также лица, данные которых обрабатываются в связи с оказанием услуг (умершие).
3.2. Перечень обрабатываемых данных:

Для заказчика (живое лицо):

• Ф.И.О.;
• адрес регистрации и фактического места жительства;
• номер телефона, адрес электронной почты (при наличии);
• данные документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, кем выдан);
• копия паспорта — при необходимости идентификации для оформления договора и кассовых операций.

Для умершего:

• Ф.И.О.;
• дата рождения, дата смерти;
• место захоронения (кладбище, участок, номер могилы).

Дополнительно: номер телефона доверенного лица (при предоставлении заказчиком с его согласия).

4. Правовые основания обработки

Обработка осуществляется на следующих основаниях:

• согласие субъекта персональных данных на обработку (оформляется отдельным документом);
• исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных;
• выполнение требований законодательства РФ (бухгалтерский и налоговый учёт, архивное хранение).

5. Порядок и условия обработки персональных данных

5.1. Сбор данных осуществляется при личном обращении заказчика по средствам телефонной или мобильной связи, а также в офис Оператора, в ходе консультаций и оформления заказа. Телефонный номер передается оператором сотовой связи, дополнительные данные предоставляются субъектом лично (путём устного сообщения или предъявления документа, удостоверяющего личность).
5.2. Обработка включает действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, передачу (в пределах уполномоченных сотрудников Оператора), уничтожение.
5.3. Передача персональных данных третьим лицам не осуществляется, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством РФ.
5.4. Обработка данных умершего производится на основании согласия заказчика (лица, ответственного за захоронение), отдельное согласие на данные умершего не требуется.

5.а Обработка персональных данных через сайт

5.а.1. На сайте Оператора ИП Елтышева О.Ю. «ОРЕОЛ» ритуальные услуги, могут размещаться формы сбора персональных данных (заявка, обратный звонок, заказ услуги), а также подключены сервисы аналитики и коммуникаций (Яндекс Метрика, онлайн‑чат и иные). Техническая реализация сбора и передачи данных выполнена в рамках платформы CMS.S3 (разработчик — ООО «Мегагрупп.ру»). Система обеспечивает передачу данных по защищённому протоколу HTTPS и предусматривает механизмы ограничения доступа к данным в соответствии с настройками прав пользователей внутри платформы.
5.а.2. В формах сбора данных предусмотрено обязательное подтверждение согласия: пользователь самостоятельно ставит отметку в чекбоксе «Я даю согласие на обработку персональных данных на условиях Политики обработки персональных данных» (слово «Политики» — кликабельная ссылка на текст настоящей Политики). Без проставления этой отметки отправка формы технически невозможна.
5.а.3. Обрабатываемые через сайт персональные данные: Ф.И.О., номер телефона, адрес электронной почты, иные сведения, указанные пользователем в форме. Цели обработки — обратная связь, расчёт стоимости, подготовка коммерческого предложения, информирование о ходе работ.
5.а.4. Срок обработки данных, полученных через сайт, — не более 30 календарных дней с даты получения, если в течение этого времени не заключён договор. По истечении указанного срока данные подлежат удалению с оформлением соответствующей отметки в журнале учёта электронных обращений. Если договор заключён, дальнейшая обработка осуществляется в порядке, установленном настоящей Политикой.
5.а.5. Для защиты данных, собираемых через сайт, применяются меры информационной безопасности: передача данных осуществляется по защищённому протоколу HTTPS; хранение данных — в CRM/таблицах на рабочих местах уполномоченных сотрудников с соблюдением требований раздела 7 настоящей Политики.
5.а.6. Оператор использует файлы cookie и технологии веб‑аналитики (в т. ч. Яндекс Метрика) для улучшения работы сайта и анализа поведения пользователей. Использование cookie подтверждается уведомлением на сайте («Мы используем cookie…») с возможностью закрытия баннера. Отдельные персональные данные в рамках работы cookie не обрабатываются.

6. Состав и категории лиц, допущенных к обработке персональных данных

6.1. Доступ к персональным данным имеют только уполномоченные сотрудники Оператора.
6.2. Категории работников, допущенных к ПДн:

• руководитель (ИП) и менеджеры (оформление договоров, ведение учёта, связь с заказчиками);
• исполнители (рабочие), выполняющие работы на месте захоронения (имеют доступ только к данным, необходимым для исполнения работ: ФИО заказчика, телефон, адрес/место захоронения, описание работ).

6.3. Допуск к ПДн оформляется приказом Оператора и подтверждается подписанием обязательства о неразглашении персональных данных.

7. Хранение и защита персональных данных

7.1. Бумажные носители (договоры, копии документов, иные материалы с ПДн)

• хранятся в шкафах/сейфах в офисе Оператора (г.Кунгур, ул. Коммуны, д. 78);
• доступ строго ограничен перечнем уполномоченных лиц;
• выдача документов из хранилища фиксируется в журнале учёта выдачи документов (при необходимости).

7.2. Электронные носители (файлы Excel с договорами и учётом, сканы документов на ПК менеджеров)

Правила именования файлов Excel:

• формат имени файла:
• DD-MM-YYYT_тип_документа_номер_договора_ФИО_заказчика_vN.xlsx, где:
  • DD-MM-YYYT — дата создания/обновления файла (в формате день‑месяц‑год);
  • тип_документа — краткое обозначение типа (например, реестр, учёт_заказов, выгрузка);
  • номер_договора — номер договора с клиентом;
  • ФИО_заказчика — фамилия и инициалы заказчика (без полного имени и отчества, если это позволяет внутренний регламент минимизации);
  • vN — версия файла (v1, v2, v3 и т.д.);
• в имени файла не допускается использование спецсимволов: / \ : * ? " < > |;
• длина имени файла не должна превышать 100 символов;
• запрещено использовать в названии файлов слова «конфиденциально», «секретно» и иные маркеры, которые могут привлекать внимание при утечке.

Запреты при работе с файлами Excel:

• запрещена отправка файлов с персональными данными по электронной почте, в мессенджерах и соцсетях;
• запрещено копирование файлов с ПДн на личные устройства (флешки, телефоны, ноутбуки), в публичные облачные хранилища (Яндекс Диск, Google Drive и т.п.) без согласования с ответственным лицом;
• запрещено открывать файлы с ПДн на устройствах, не принадлежащих Оператору и не защищённых корпоративными средствами защиты;
• запрещено передавать логин/пароль от ПК и учётной записи другим лицам, в том числе коллегам.

Резервное копирование:

• резервное копирование файлов производится не реже 1 раза в месяц;
• резервные копии хранятся на защищённом сетевом ресурсе/внешнем накопителе с ограниченным доступом;
• перед копированием файлы не должны содержать лишних персональных данных: не допускается включение в выгрузки «на всякий случай» паспортных данных, если они не нужны для учёта;
• журнал резервного копирования ведётся в простой таблице: дата, имя файла, место хранения копии, подпись ответственного;
• срок хранения резервных копий — не более 180 дней, после чего производится перезапись или удаление старых копий с фиксацией в журнале.

7.3. Меры защиты

• разграничение прав доступа по должностям;
• рабочие ПК защищены паролем, экран автоматически блокируется при отсутствии активности более 5 минут;
• периодический инструктаж сотрудников по информационной безопасности;
• запрет на оставление документов и ПК без присмотра в рабочее время;
• уничтожение данных по истечении сроков хранения с оформлением Акта об уничтожении персональных данных.

8. Сроки хранения персональных данных

8.1. Персональные данные хранятся в течение срока, необходимого для исполнения договора, а также в сроки, установленные законодательством:

• для целей бухгалтерского и налогового учёта — не менее 5 лет с даты окончания исполнения договора;
• для архивного хранения — в соответствии с законодательством об архивном деле.
  8.2. По истечении установленных сроков персональные данные подлежат уничтожению с оформлением Акта об уничтожении персональных данных.

9. Права субъектов персональных данных

Субъект персональных данных вправе:

• получить информацию о наличии у Оператора своих персональных данных и ознакомиться с ними;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих персональных данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными или незаконно полученными;
• отозвать согласие на обработку персональных данных путём направления письменного заявления на электронный адрес halonen@bk.ru с темой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».

Оператор обязан рассмотреть запрос в срок, установленный законодательством, и уведомить субъекта о результатах. При этом обработка может продолжаться без согласия субъекта в случаях, предусмотренных законом (в том числе для целей бухгалтерского и налогового учёта).

10. Порядок реагирования на инциденты и запросы

10.1. При выявлении факта утечки, несанкционированного доступа или иного инцидента с персональными данными ответственный сотрудник незамедлительно уведомляет Оператора и фиксирует обстоятельства в журнале.
10.2. Запросы субъектов персональных данных регистрируются в Журнале учёта обращений субъектов персональных данных и рассматриваются в установленные сроки.
10.3. При необходимости проводится внутреннее расследование, принимаются меры по устранению причин инцидента и недопущению его повторения.

11. Ответственный за организацию обработки персональных данных

11.1. Ответственным за организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных является Елтышева Ольга Юрьевна (ИП).
11.2. В обязанности ответственного входит: контроль соблюдения Политики, организация инструктажей, учёт обращений, контроль сроков хранения и уничтожения данных, взаимодействие с регуляторами при необходимости.

12. Заключительные положения

12.1. Все сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, обязаны соблюдать требования настоящей Политики и иных локальных актов Оператора.
12.2. Нарушение требований Политики влечёт дисциплинарную, административную и иную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

• Приложение № 1. Перечень должностей, допущенных к работе с персональными данными.
• Приложение № 2. Форма обязательства о неразглашении персональных данных (для сотрудников).
• Приложение № 3. Форма Акта об уничтожении персональных данных.
• Приложение № 4. Форма Журнала учёта обращений субъектов персональных данных.
• Приложение № 5. Форма Журнала инструктажа по информационной безопасности.
• Приложение № 6. Форма Журнала резервного копирования электронных файлов.